PRIVACY POLICY

1. Introduction

The following statements explain the terms of Intellectual Property Corporation of Malaysia (“MyIPO”) regarding the collection and processing of your personal data by MyIPO. MyIPO is committed to the protection of your personal data and compliance with all applicable personal data protection laws and regulations in Malaysia.

2. Your Consent

By providing your personal data to MyIPO, you have read and accepted the statements herein; and you have consented to the processing of your personal data by MyIPO in the manner set out herein. If you provide the personal data of third parties to MyIPO, you warrant and represent to MyIPO that you have obtained the required consent of the third parties for the processing of the relevant personal data by MyIPO in the manner set out herein. If you are under the age of 18 years, please obtain your parent or guardian’s consent before you provide your personal data to MyIPO.

3. Notice and Choice Principle Statement

3.1 MyIPO may be required to collect personal data from you in the course of your dealings with MyIPO or for the purpose of MyIPO’s activities. Such personal data may include (but is not limited to) name as per identity card, preferred name, identity card/passport number, age, photograph, image, contact number, residential address, email address, birth date, gender, race, nationality, occupation, designation, bank account details, credit card details, information of spouse/children/close family members such as name and birth date, information of your company or business such as name, registration number, and address, directorship in companies, shareholding in companies, ownership in businesses, personal interest, solvency, and financial status, information as to physical or mental health, political opinions, religious beliefs or other beliefs of a similar nature, the commission or alleged commission of an offense and such other data necessary for the purposes which the personal data is collected.

3.2 The personal data provided by you to MyIPO may be processed by MyIPO for the following purposes: –

3.2.1 to enter into, administer, and/or carry out the business or contractual transactions or activities between MyIPO and you and/or your company;

3.2.2 to provide or deliver services to you and/or your company;

3.2.3 to communicate with you and/or your company;

3.2.4 to administer customer relationship management procedures;

3.2.5 to provide you with information about the activities, initiatives, programs, projects, events, incentives, facilities, products, and services that may be organized, managed, administered, undertaken, facilitated, provided, sponsored, and participated in by MyIPO, government ministries, government agencies, statutory bodies, and MyIPO’s partners or collaborators;

3.2.6 to provide you with information about the products, services, events, and programs offered by selected third parties that may interest you;

3.2.7 to process and administer your registration for an event, conference, or workshop, including to feature your attendance or participation in any of our publicity materials or publication;

3.2.8 to facilitate payment in connection with the business or contractual dealings between MyIPO and you and/or your company;

3.2.9 to conduct research, study, assessment, survey, profiling, modeling, analysis, planning, and/or prepare reports/statistics for purpose of MyIPO’s activities;

3.2.10 to respond to your inquiries or complaints;

3.2.11 for security reasons in particular personal data collected from close circuit security surveillance cameras;

3.2.12 to comply with any legal or regulatory requirements applicable to MyIPO, and to make disclosure under the requirements of any law, regulation, direction, court order, by-law, guideline, circular, or code applicable to MyIPO;

3.2.13 for MyIPO’s internal record keeping; and/or

3.2.14 other lawful activities of MyIPO.

3.3 The personal data provided by you to MyIPO may, if required, be disclosed to the following classes of third parties:

3.3.1 MyIPO’s subsidiaries within or outside Malaysia;

3.3.2 MyIPO’s suppliers, vendors, contractors, sub-contractors, service or product providers, any credit reference agencies, or any third parties, within or outside Malaysia, as may be determined by MyIPO to be necessary or appropriate to carry out or support MyIPO activities and operations;

3.3.3 financial institutions, credit card, debit card, and charge card issuers, payment system providers or operators or merchant acquirers, for purposes of facilitating payments and/or maintaining financial records in connection with the business or contractual relationship between MyIPO and you and/or your company;

3.3.4 government ministries, government agencies, statutory bodies, authorities, and selected third parties within or outside Malaysia including strategic partners that work with MyIPO in connection with MyIPO’s activities or any event or program;

3.3.5 agents, auditors, consultants, accountants, insurers, proposed insurers, lawyers, or other financial or professional advisers of MyIPO;

3.3.6 enforcement, regulatory and governmental agencies, bodies or authorities, as permitted or required by law, authorized by any order or judgment of a court or to meet obligations to regulatory authorities; and/or

3.3.7 any person to whom MyIPO is compelled or required to do so under the law.

3.4 Generally, the personal data processed by MyIPO is collected from you or provided by a third party to MyIPO for the aforesaid purposes or by a third party that has a business or contractual transaction or relationship with MyIPO.

3.5 Please note that your personal data is necessary for MyIPO to carry out the aforesaid purposes. The failure to supply such personal data will or may:

3.5.1 result in MyIPO being unable to administer the transaction between MyIPO and you and/or your company;

3.5.2 results in MyIPO being unable to provide you with information about the activities, initiatives, programs, projects, events, incentives, facilities, products, and services organized, managed, administered, undertaken, facilitated, provided, sponsored, and participated in by MyIPO; and

3.5.3 results in MyIPO being unable to provide you with information about the products, services, events, and programs offered by selected third parties which may interest you.

3.6 You have a right to request access to and for correction of your personal data. You may also choose to limit the processing of your personal data. If you would like to make any such requests, kindly submit your request in writing to MyIPO at the postal/email address specified in paragraph 7 below. We may charge you an administration fee for such a request.

3.7 If you have any inquiries or complaints in respect of the personal data, kindly communicate to MyIPO in writing at the postal/email address specified in paragraph 7 below.

4. Security of Your Personal Data

MyIPO has implemented security policies, and technical and organizational measures to protect your personal data in accordance with such requirements of the applicable personal data protection laws and regulations. Where we consider it necessary or appropriate for the purpose of data storage or processing, we may transfer the personal data to a third-party service or product provider within or outside Malaysia, under a similar level of security measures.

5. Changes To This Statement

This statement may be revised and updated from time to time. MyIPO recommends visiting this webpage to review the most updated version of this statement each time you provide your personal data to MyIPO.

6. Discrepancies

In case of discrepancies between the English and Malay versions of this statement, the English version shall prevail.

7. Contact Us

If you have any questions about this statement, you may contact MyIPO at: –

Intellectual Property Corporation of Malaysia
Level 5, Menara MylPO, PJ Sentral,
Lot 12, Persiaran Barat, Seksyen 52,
46200 Petaling Jaya, Selangor.

Attn: Mohd Rahimi bin Arafpin
Email: rahimi@myipo.gov.my
Telephone No.: +6 03 7490 2837

PERNYATAAN KERAHSIAAN

1. Pengenalan

Pernyataan-pernyataan yang berikut menerangkan terma-terma oleh Intellectual Property Corporation of Malaysia (“MyIPO”) berkenaan dengan pengumpulan dan pemprosesan data peribadi anda oleh MyIPO. MyIPO komited kepada perlindungan data peribadi anda serta pematuhan segala undang-undang dan peraturan-peraturan berkaitan perlindungan data peribadi yang terpakai di Malaysia.

2. Persetujuan Anda

Dengan memberikan data peribadi anda kepada MyIPO, anda telah membaca dan menerima pernyataan-pernyataan ini serta telah bersetuju dengan pemprosesan data peribadi anda oleh MyIPO mengikut cara yang dinyatakan di dalam ini. Sekiranya anda memberikan data peribadi pihak ketiga kepada MyIPO, anda memberikan jaminan dan representasi kepada MyIPO bahawa anda telah mendapatkan persetujuan yang diperlukan daripada pihak ketiga tersebut untuk pemprosesan data peribadi yang berkaitan oleh MyIPO mengikut cara yang dinyatakan di dalam ini. Sekiranya anda berada di bawah umur 18 tahun, sila dapatkan kebenaran daripada ibubapa atau penjaga anda sebelum anda memberikan data peribadi anda kepada MyIPO.

3. Pernyataan Prinsip Notis dan Pilihan

3.1 MyIPO mungkin akan dikehendaki mengumpulkan data peribadi daripada anda sepanjang anda berurusan dengan MyIPO atau bagi tujuan kegiatan-kegiatan MyIPO. Data peribadi sedemikian mungkin termasuk (tetapi tidak terhad kepada) nama seperti dalam kad pengenalan, nama pilihan, nombor pengenalan/pasport, umur, gambar, imej, nombor telefon, alamat kediaman, alamat emel, tarikh lahir, jantina, bangsa, kewarganegaraan, pekerjaan, jawatan, butiran akaun bank, butiran kad kredit, maklumat pasangan/anak/ahli keluarga terdekat seperti nama dan tarikh lahir, maklumat syarikat atau perniagaan anada seperti nama, nombor pendaftaran dan alamat, maklumat pengarahan dalam syarikat-syarikat, pegangan saham dalam syarikat-syarikat, pemilikan dalam perniagaan-perniagaan, kepentingan peribadi, status kesolvenan dan kewangan, maklumat tentang kesihatan fizikal dan mental, pendapat politik, kepercayaan agama atau kepercayaan lain yang bersifat seumpamanya, pelakuan atau pengataan pelakuan apa-apa kesalahan dan lain-lain data sedemikian yang perlu bagi tujuan data peribadi tersebut dikumpulkan.

3.2 Data peribadi yang anda berikan kepada MyIPO mungkin akan diproses oleh MyIPO bagi tujuan-tujuan seperti yang berikut:-

3.2.1 untuk memasuki, mentadbir dan/atau mengendalikan transaksi atau aktiviti perniagaan atau kontraktual antara MyIPO dengan anda dan/atau syarikat anda;

3.2.2 untuk memberi atau menghantar perkhidmatan kepada anda dan/atau syarikat anda;

3.2.3 untuk berhubung dengan anda dan/atau syarikat anda;

3.2.4 untuk mentadbir prosedur-prosedur pengurusan hubungan pelanggan;

3.2.5 untuk memberikan anda maklumat tentang aktiviti-aktiviti, inisiatif-inisiatif, program-program, projek-projek, acara-acara, insentif-insentif, kemudahankemudahan, produk-produk dan perkhidmatan-perkhidmatan yang mungkin diatur, dikendalikan, ditadbir, dilaksanakan, difasilitasi, disediakan, ditaja dan/atau disertai oleh MyIPO, kementerian-kementerian kerajaan, agensi-agensi kerajaan, badan berkanun dan/atau rakan kongsi atau kolaborator MyIPO;

3.2.6 untuk memberikan anda maklumat tentang produk-produk, perkhidmatanperkhidmatan, acara-acara dan program-program yang ditawarkan oleh pihak ketiga terpilih yang mungkin akan menarik minat anda;

3.2.7 untuk memproses dan mentadbir pendaftaran anda bagi acara, persidangan atau bengkel, termasuk untuk menunjukkan kehadiran atau penyertaan anda di dalam mana-mana bahan publikasi atau penerbitan kami;

3.2.8 untuk memudahkan pembayaran berhubung urusan perniagaan atau kontraktual antara MyIPO dengan anda dan/atau syarikat anda;

3.2.9 untuk menjalankan penyelidikan, kajian, penilaian, kaji selidik, pemprofilan, pemodelan, analisis, perancangan dan /atau penyediaan laporan/statistik untuk tujuan aktiviti-aktiviti MyIPO;

3.2.10 untuk menjawab pertanyaan atau aduan anda;

3.2.11 atas alasan keselamatan khususnya data peribadi yang dikumpulkan dari kamera pengawasan keselamatan litar dekat;

3.2.12 untuk mematuhi apa-apa keperluan undang-undang atau pengawalseliaan yang terpakai kepada MyIPO, dan untuk membuat penzahiran di bawah keperluan sebarang undang-undang, peraturan, arahan, perintah mahkamah, undangundang kecil, garis panduan, pekeliling atau kod yang terpakai kepada MyIPO;

3.2.13 untuk penyimpanan rekod dalaman MyIPO; dan/atau

3.2.14 lain-lain aktiviti MyIPO yang sah.

3.3 Data peribadi yang anda berikan kepada MyIPO mungkin akan, jika diperlukan, dizahirkan kepada kelas-kelas pihak ketiga seperti yang berikut:

3.3.1 Subsidiari-subsidiari MyIPO di dalam atau di luar Malaysia;

3.3.2 Pembekal, vendor, kontraktor, subkontraktor, penyedia perkhidmatan atau produk MyIPO, mana-mana agensi rujukan kredit atau mana-mana pihak ketiga, di dalam atau di luar Malaysia, sebagaimana yang ditentukan oleh MyIPO sebagai perlu atau wajar untuk melaksanakan atau menyokong aktiviti dan operasi MyIPO;

3.3.3 institusi kewangan, pengeluar kad kredit, kad debit dan kad caj, penyedia atau pengendali sistem pembayaran atau pemerolehan pedagang, untuk tujuan memudahkan pembayaran dan/atau menyimpan rekod kewangan berkaitan dengan hubungan perniagaan atau kontraktual antara MYIPO dan anda dan/atau syarikat anda;

3.3.4 kementerian-kementerian kerajaan, agensi-agensi kerajaan, badan berkanun, pihak berkuasa dan pihak ketiga terpilih di dalam atau di luar Malaysia termasuk rakan strategik yang bekerjasama dengan MyIPO berkaitan dengan aktiviti atau sebarang acara atau program MyIPO;

3.3.5 ejen-ejen, juruaudit-juruaudit, perunding-perunding, akauntan-akauntan, syarikat insurans, syarikat insurans yang dicadangkan, peguam-peguam atau lain-lain penasihat kewangan atau profesional untuk MyIPO;

3.3.6 agensi-agensi, badan-badan pelaksana, pengawalseliaan atau pihak berwajib, badan-badan kerajaan atau lain-lain pihak berkuasa jika dikehendaki atau diberikan kuasa untuk berbuat sedemikian bagi melaksanakan fungsi pengawalseliaan di bawah apa-apa undang-undang atau berhubung apa-apa perintah atau penghakiman sesuatu mahkamah; dan/atau

3.3.7 mana-mana orang yang kepadanya MyIPO dikehendaki berbuat sedemikian di bawah undang-undang.

3.4 Secara umumnya, data peribadi yang diproses oleh MyIPO adalah dikumpulkan daripada anda atau diberikan oleh pihak ketiga kepada MyIPO untuk tujuan tujuan-tujuan yang tersebut di atas tersebut atau oleh pihak ketiga yang mempunyai transaksi atau hubungan perniagaan atau kontraktual dengan MyIPO.

3.5 Sila ambil perhatian bahawa data peribadi anda diperlukan oleh MyIPO untuk memenuhi tujuan-tujuan yang tersebut di atas. Kegagalan untuk memberikan data peribadi yang tersebut akan atau boleh menyebabkan:

3.5.1 MyIPO tidak dapat mengendalikan transaksi perniagaan atau kontraktual antara MyIPO dengan anda dan/atau syarikat anda;

3.5.2 MyIPO tidak dapat memberikan anda maklumat tentang aktiviti-aktiviti, inisiatifinisiatif, program-program, projek-projek, acara-acara, insentif-insentif, kemudahan-kemudahan, produk-produk dan perkhidmatan-perkhidmatan yang mungkin diatur, dikendalikan, ditadbir, dilaksanakan, difasilitasi, disediakan, ditaja dan/atau disertai oleh MyIPO; dan/atau

3.5.3 result in MyIPO tidak dapat memberikan anda maklumat tentang produk-produk, perkhidmatan-perkhidmatan, acara-acara dan program-program yang ditawarkan oleh pihak ketiga yang mungkin akan menarik minat anda.

3.6 Anda berhak untuk meminta akses dan untuk membuat pembetulan kepada data peribadi anda. Anda juga boleh memilih untuk mengehadkan pemprosesan data peribadi anda. Jika anda ingin membuat mana-mana permintaan tersebut, sila kemukakan permintaan anda secara bertulis kepada MyIPO di alamat pos / emel seperti yang dinyatakan dalam perenggan 7 di bawah. Kami mungkin akan mengenakan bayaran pentadbiran untuk permintaan tersebut.

3.7 Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan atau aduan berkenaan dengan data peribadi, sila hubungi MyIPO secara bertulis di alamat pos / emel seperti yang dinyatakan dalam perenggan 7 di bawah.

4. Keselamatan Data Peribadi Anda

MyIPO telah melaksanakan dasar-dasar keselamatan dan langkah-langkah organisasi dan teknikal untuk melindungi data peribadi anda menurut keperluan-keperluan undang-undang serta peraturan-peraturan berkaitan perlindungan data peribadi yang terpakai. Sekiranya kami mendapati adalah perlu atau sesuai bagi tujuan penyimpanan atau pemprosesan data, kami akan memindah data peribadi tersebut kepada pembekal perkhidmatan atau produk pihak ketiga di dalam atau di luar Malaysia, berdasarkan tahap dasar-dasar keselamatan yang setara.

5. Perubahan Kepada Pernyataan Ini

Pernyataan ini mungkin akan disemak dan dikemaskinikan dari masa ke masa. MyIPO mengesyorkan agar anda melawat laman web ini untuk membaca versi terkini pernyataan ini setiap kali anda memberikan data peribadi anda kepada MyIPO.

6. Percanggahan

Sekiranya terdapat percanggahan antara versi bahasa Inggeris dengan versi bahasa Melayu bagi pernyataan ini, versi bahasa Inggeris hendaklah mengatasi versi bahasa Melayu.

7. Hubungi Kami

Sekiranya anda mempunyai sebarang soalan tentang pernyataan ini, anda boleh menghubungi MyIPO di:-

Perbadanan Harta Intelek Malaysia
Level 5, Menara MylPO, PJ Sentral,
Lot 12, Persiaran Barat, Seksyen 52,
46200 Petaling Jaya, Selangor.

U/P: Mohd Rahimi bin Arafpin
Email: rahimi@myipo.gov.my
Telephone No.: +6 03 7490 2837